Entreprise : Comment gérer ses notes de frais ?

La gestion des notes de frais est un vrai défi pour les entreprises qui ne sont pas encore à jour et qui n’ont pas encore fait de transition digitale

Les notes de frais : un véritable défi pour les entreprises
Pour mesurer le niveau d’avancement et de digitalisation d’une entreprise, la gestion des notes de frais constitue un bon indicateur. En effet, il est quasi impossible pour les entreprises d’éviter les notes de frais, car il s’agit de dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise ou pour des besoins d’activités professionnelles. Il est donc important de gérer convenablement les notes de frais avec beaucoup d’efficacité. Pour y arriver, l’entrepreneur doit agir sur certains leviers de sa gestion. Voici 5 points importants pour vous aider à gérer efficacement vos notes de frais.

Mettre en place une politique de gestion implacable
La gestion des notes de frais implique une politique qui définit tout le processus d’engagement de dépenses professionnelles. Pour certains, il s’agit d’un manuel de procédures internes qui définit le rôle de chacun, des conditions dans lesquelles les notes de frais doivent être considérées, qui peut faire les validations, comment demander le remboursement, les limites imposées. Besoin d’éclaircissements sur les thématiques liées à l’économie, consultez le site Le Capital.

Contrôler le processus interne
Mieux vaut minimiser tout risque de tomber sous le coup de la loi en procédant à un contrôle strict et régulier des notes de frais. Ainsi, dans l’optique de la gestion des notes de frais, il est important d’effectuer un contrôle qualité sur la chaîne de valeur ; de la réservation jusqu’au remboursement en passant la validation et le contrôle de conformité. Un processus de contrôle interne a également l’avantage d’éviter des temps de remboursement trop longs, des validations fantaisistes…

Numériser la gestion des notes de frais
Le but ici est de faciliter le traitement opérationnel des notes de frais en ayant recours aux outils technologiques. Pour les entreprises n’ayant pas encore fait la migration, le traitement s’avère plus fastidieux, car en format papier, Excel ou PDF. Le mieux est donc de remplacer cette ancienne pratique de gestion des notes de frais par une application qui sera accessible depuis n’importe quel terminal. Par exemple, un smartphone (dont tous les salariés sont équipés) peut servir de plateforme pour faire les notes de frais lorsqu’ils sont en déplacement.

Maîtriser la gestion de la TVA
Avec la tendance mondiale de digitalisation, de nouvelles perspectives s’offrent aux entreprises en matière de récupération de la TVA. D’une gestion sur format papier souvent fastidieuse et chronophage, l’automatisation propose des solutions adéquates et spécialisées. Il s’agit entre autres de :

La simplification de la collecte des données ;
La disponibilité des reçus numérisés ;
La traçabilité des transactions, incontournable pour une gestion des notes de frais efficace
La conservation digitalisée des preuves.
Toutes ces fonctionnalités conjointes rendent la gestion de la TVA plus facile, plus simple et plus fiable.

Archiver les données dans le Cloud : un gain en stockage et en sécurité
Les pièces justificatives numérisées ont désormais la même valeur que celles sur format papier. Il est donc utile de les sauvegarder de façon responsable et sûre. L’usage d’un service de Cloud semble être plus intéressant, car plus sûr et plus accessible. Les entreprises ayant déjà franchi le pas de la dématérialisation des notes de frais bénéficient de certains avantages tels que :

L’amélioration de la conformité des dépenses ;
Un gain de temps absolu grâce à l’automatisation des traitements de données de bout en bout de la chaîne de gestion des notes de frais ;
Un meilleur contrôle des dépenses ;
Une vue plus complète et plus fiable de la gestion des dépenses. Cela permet de prendre des décisions plus éclairées.

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Jane Doe

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